セミナーを終えて ~「要素分解」という考え方の重要性~

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7/19(火)、29(金)の二日にわたり、「マニュアルのつくりかたセミナー」を開催いたしました。多数のご来場、誠にありがとうございました! 出席されたみなさんの真剣なご様子に、マニュアルについて深くお悩みであることがひしひしと伝わってきました。

昨年のセミナーではこのような声をいただきました。

  • これからマニュアルをつくる人にとって要点が分かりやすかったと思います。
  • ポイントを絞ったマニュアルの作成方法、技術伝承、たいへん参考となりました。
  • マニュアルに求められていることを勉強できました。
  • あまり面倒なくマニュアルが作成できそうなイメージが持てました。

さてさて今年は…?

一手順・一ページに落とし込む「要素分解」という考え方

セミナーでは昨年同様、Manual Generator.を使用してマニュアルをつくるワークショップを行いました。そこで強く感じたのは、マニュアルをつくる際に必要な「要素分解」という考え方についてあまり意識の及ばない方が多くいらっしゃったことでした。

「一手順・一ページに落とし込む」という考え方をお伝えしても、なかなかうまくいかず情報を詰め込みすぎてしまう  これはManual Generator.の体験版を利用された方たちにも共通する傾向でした。

「要素分解」とは、ふだん時系列などで捉えられる一連の作業の流れを、細かく手順ごとに分解していく作業のことをいいます。分解した最小の要素を「一手順」として記録していくことで、後々工程改善を行うときに手順を入れ替えたり修正しやすくなるなどのメリットがあります。

逆に考えてみましょう。業務を「作業の流れ」として扱うのではなく、「ぶつ切りの要素の集合体」として捉えるのです。この考え方が、マニュアルづくりには非常に大切なのです。

では、なぜこうした「要素分解」という考え方があまり浸透していないのでしょうか。それはもしかすると、これまで使ってきた「ツール」によるところが大きいのではないでしょうか。

ワード・エクセルではみえてこない「要素分解」

初回の反省を活かし、二回目のワークショップの場で「要素分解」の重要性を伝えたところ、「ああ、そのやりかたでいいんだ!」とすぐに納得されてつくりはじめる方もいらっしゃいました。Manual Generator.はまさしく「要素分解」よるつくりかたに最適なツールなのです。

ふだんワードやエクセルでマニュアルをつくると、「要素分解」という考え方は生まれにくいのではないでしょうか。ワードはもともと「文章」という流れをもった記述を行うツールですし、エクセルは表組・計算用のツールです。どちらも開始時は広大な白紙が展開されており、そこでは「手順を分解して記述する」という意識が働きづらいのです。

Manual Generator.は違います。決まったレイアウトに手順(=要素)を落とし込んでいき、ページ立てによって要素を集積していく。要素を落とし込んでいくことはすなわち、作業を「割り切る」ことにつながります。作業の流れをこれ以上分解できないぐらい「割り切る」、それこそが「要素分解」にあたります。

「要素分解」という考え方とマニュアル作成ツールの融合  ワークショップで新しいマニュアルの可能性を体験していただけたのではないでしょうか。

使ってみてわかるManual Generator.の使いやすさ

ワークショップ参加者の全員が、初見だったにも関わらずManual Generator.を使いこなしていました。主に20~40代の方が中心だったのですが、説明もそこそこにみなさんスイスイっとマニュアルをつくっていかれるのです。

なかには「現場に持っていけば、すぐ使えますね!」と太鼓判をくださる方もいらっしゃるほど。Manual Generator.のインターフェイス設計時、とにかく「わかりやすさ」を重視した成果があらわれたのだと思います。

弘法筆を選ばず、といいますが誰しも弘法大師ではありません。やはりよい道具をつかってこそ、よいマニュアルをつくることができるのです。願わくば、あなたにとっての「よい道具」がManual Generator.であらんことを。