パンフレットやマニュアルを管理する ~製品番号のすゝめ~

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みなさんは、作成した販促パンフやマニュアルをどうやって管理していますか?

よく聞くのは、

  • 最新のデータから出力したものを本棚に収納している
  • 最新データのみをファイルサーバーに残すようにしている
  • ドキュメント管理台帳に最新版の日付を記入している

といった管理方法ですね。

しかしながら「あるある」なパターンとしては、

  • 本棚にあるのはいつのバージョンかわからない
  • 「念のため…」と古いデータがたくさんファイルサーバーに残っている
  • ドキュメント管理台帳に記入を忘れていたので、最新の日付がわからない

などの問題です。「あるある」なだけに、根深い問題と言えましょう。

そのほか、こういったリクエストがあったとしましょう。

展示会のときのパンフレット、100部出力しといてくれ!


いやいや、展示会のときは数種類パンフレットを刷ってますし、もちろんあのときから日が経ってますから改訂してますし… え、もしかして展示会って10月のじゃなくて3月の?… といったような悲鳴に似たあきらめが聞こえてきそうです。

製品番号を導入しましょう

そんなとき、作成したパンフレットやマニュアルに製品番号を付けておくことをおすすめします。以下の項目を参考としてください。

  • ドキュメントの種類(マニュアルなら「M」、パンフなら「P」)
  • 発行年月日
  • 改訂回数(バージョン)
  • ドキュメントの言語

こうした情報をパンフレットやマニュアルに埋め込んでおけば、指示するほうもされるほうも、目的とするドキュメントがぴたりと一致するはずです。古いデータを残しておいたとしても、最新のものが一目で判断できるメリットもあります。

もちろん、データのファイル名にも製品番号を入れておけば、出力されたものと簡単に整合をとることができます。本棚に保管されていたもが、実は古いデータのものだった… などの行き違いはこれで解消できることでしょう。

ひと手間かけることで、きちんと「伝わる」。製造物と同じように、ドキュメントにも製品番号を付与することで劇的に管理がしやすくなります。過去の資産も含めて、一度見直しをすすめてみてはいかがでしょうか。