Manual Generator.でマニュアルを「管理する」

最新のマニュアルだけを作業者の手の届くところに

Manual Generator.の魅力をお伝えするシリーズ、今回はManual Generator.の「管理する」機能についてご紹介します。
マニュアルが増え、内容が更新されるほど、その管理は面倒なもの。しかし、もし作業者が間違えて古いマニュアルで作業を行ってしまったら、思いもよらない事故につながりかねません。できれば、常に最新のマニュアルだけを作業者の手の届くところに置いておきたいですよね。

バージョンの管理が自然とできる「公開」と「改訂」機能!

管理機能①
Manual Generator.はアカウントに三種類の権限を割り振ることができます。

  • 管理者:アカウントの管理、マニュアル編集、閲覧が可能
  • 編集者:マニュアル編集、閲覧が可能
  • 閲覧者:マニュアル閲覧のみ可能

閲覧者(作業者)は管理者または編集者が「公開」に設定したマニュアルのみを閲覧することができます。
作成中はマニュアルが閲覧者の目に入ることはありません。完成した段階で管理者または編集者がマニュアルを「公開」することで初めて閲覧者がマニュアルを読めるようになります。一旦「公開」したマニュアルはそれ以降編集することができないようになっており、内容を更新する場合は「改訂」という機能を使用します。
管理機能②
公開されたマニュアルを「改訂」すると、中身がそっくりコピーされた新しいバージョンのマニュアルが作成されます。同時に、前のバージョンのアイコンからは「最新」の表示が消え、新しく作成されたマニュアルに「最新」の表示が付きます。
「改訂」によって作成された新しいマニュアルの内容を更新したら、古いバージョンを「公開」状態から「非公開」に変更し、改訂した新しいバージョンのマニュアルを「公開」します。すると、自然と古いマニュアルは閲覧者から見えないところへ格納され、最新のマニュアルだけが閲覧者の閲覧範囲に並ぶようになるのです。
また、一旦「公開」したら「改訂」しない限り内容の更新はできないという作りのため、編集者側も常に迷うことなく最新のマニュアルの編集作業を行うことができます。

改訂履歴で記録の管理も完璧

改訂履歴編集画面
上の画像は「改訂履歴」の編集画面です。マニュアルを作成すると同時に「改訂履歴」が作られ、マニュアルに付属した状態で管理することができます。また、マニュアル作成時、または公開時に下記の情報を記入することができます。

  • バージョン情報
  • 発行/更新日
  • 作成者
  • 承認者
  • 備考・メモ

記入した情報は改訂を行う度に履歴として引き継がれ、編集中や公開中いずれの状態でも確認ができます。各マニュアルのどのバージョンがいつ・誰が作って・誰が承認したか、改訂の内容などをマニュアルに付随する形で残しておくことができるのです。記録が確認しやすいところに残っていれば、次に改訂を行うときも過去の情報を引き出しやすく、作業がより捗りますね。
また、改訂履歴はPDFでの出力も可能なため、情報共有や管理の方法も幅が広がることでしょう。

閲覧者側にも編集者側にも間違いを生むことなく、自然とマニュアルの管理ができるManual Generator.の「管理する」機能、いかがでしたでしょうか。管理に余計な手間がかからないため、改訂作業に対するハードルが下がり、常に新しいマニュアルを共有できる環境が整うこと間違いなしですね!

さて、次回はManual Generator.でマニュアルを「つかう・見直す」機能についてお話したいと思います。Manual Generator.で作ったマニュアルを活用してできるあれこれ、どんな機能が出てくるのか楽しみにお待ちくださいね。